Справочник сотрудников в CRM, поиск, контакты и статусы в одном месте
В компании работало 300+ сотрудников, но не было единого удобного места, где можно быстро найти коллегу, посмотреть его отдел, должность, контакты, статус и руководителя.
Из-за этого сотрудники тратили время на поиск нужных людей, а руководители часто выступали посредниками: подсказывали, кто за что отвечает, кто сейчас работает и к кому обратиться.
Я спроектировал внутренний справочник сотрудников в CRM: с поиском, фильтрами, группировками по отделам, статусами, карточками сотрудников, контактами, иерархией и наградами. После запуска страница стала ежедневным рабочим инструментом для сотрудников разных ролей и используется до сих пор.
Из-за этого сотрудники тратили время на поиск нужных людей, а руководители часто выступали посредниками: подсказывали, кто за что отвечает, кто сейчас работает и к кому обратиться.
Я спроектировал внутренний справочник сотрудников в CRM: с поиском, фильтрами, группировками по отделам, статусами, карточками сотрудников, контактами, иерархией и наградами. После запуска страница стала ежедневным рабочим инструментом для сотрудников разных ролей и используется до сих пор.
О проекте
Продукт
Внутренняя CRM-система
Пользователи
300+ сотрудников компании
Основные роли
Менеджеры, РОПы, руководители, сотрудники разных отделов
Задача
Упростить поиск сотрудников, контактов, статусов и оргструктуры
Моя роль
Исследование, сбор требований, user stories, user flow, информационная архитектура, прототип, ТЗ, согласование, сопровождение релиза
Методы
Интервью, анализ сценариев, конкурентный анализ, wireframe, кликабельный прототип, тестирование, сбор обратной связи
Результат
Единая страница сотрудников стала ежедневным рабочим инструментом в CRM
Ключевые результаты
300+
сотрудников компании получили единый справочник внутри CRM
20
сотрудников разных ролей участвовали в исследовании и обсуждении решения
До 1 минуты
по обратной связи сотрудников стало занимать нахождение нужного коллеги и контактов
Используется до сих пор
страница стала одним из рабочих экранов CRM
(01)
Контекст
В компании работало больше 300 сотрудников из разных отделов: продажи, бронирование, бухгалтерия, финансы, HR, контроль качества, колл-центр и другие направления.
CRM была основной рабочей системой для многих сотрудников, но в ней не было удобного единого справочника людей. Информация о сотрудниках существовала в разных местах, а часть данных была доступна только отдельным ролям или руководителям.
На совещаниях и в рабочих обсуждениях периодически всплывала проблема внутренней коммуникации: сотрудники не всегда знали, кто за что отвечает, в каком отделе работает нужный человек, как с ним связаться и работает ли он сегодня.
CRM была основной рабочей системой для многих сотрудников, но в ней не было удобного единого справочника людей. Информация о сотрудниках существовала в разных местах, а часть данных была доступна только отдельным ролям или руководителям.
На совещаниях и в рабочих обсуждениях периодически всплывала проблема внутренней коммуникации: сотрудники не всегда знали, кто за что отвечает, в каком отделе работает нужный человек, как с ним связаться и работает ли он сегодня.
(02)
Проблема
Сотрудники тратили время на поиск контактов и уточнение организационной структуры. Если нужно было быстро решить рабочий вопрос с другим отделом, человек часто не знал, кому именно писать, кто руководитель нужного сотрудника и доступен ли этот сотрудник сейчас.
Из-за этого коммуникация часто шла через РОПов или других руководителей. Они подсказывали контакты, уточняли статусы, помогали найти нужного человека или перенаправляли запрос дальше. Это замедляло работу и отвлекало руководителей от основных задач.
Из-за этого коммуникация часто шла через РОПов или других руководителей. Они подсказывали контакты, уточняли статусы, помогали найти нужного человека или перенаправляли запрос дальше. Это замедляло работу и отвлекало руководителей от основных задач.
Основные проблемы
Проблема
Последствия проблемы
Не было единого справочника сотрудников
Люди искали контакты через коллег и руководителей
Сотрудники не знали, кто в каком отделе работает
Сложнее было понять, к кому обращаться по рабочему вопросу
Не было видимости статуса сотрудника
Можно было писать человеку, который на выходном, в отпуске или не онлайн
Не было удобной карточки с фото, ролью и контактами
Коллеги из разных отделов часто не узнавали друг друга
Руководители выступали посредниками в коммуникации
РОПов и руководителей отвлекали повторяющимися вопросами
Контакты были распределены по разным источникам
Решение рабочих вопросов занимало больше времени
Не было прозрачной оргструктуры
Сотрудникам было сложнее понять иерархию и зоны ответственности
(01)
Цель проекта
Создать единый внутренний справочник сотрудников в CRM, чтобы любой сотрудник мог самостоятельно найти нужного коллегу, посмотреть его контакты, отдел, должность, статус, руководителя и рабочую информацию.
(02)
Задачи бизнеса
- снизить время, которое сотрудники тратят на поиск контактов
- уменьшить количество вопросов к РОПам и руководителям
- ускорить коммуникацию между отделами
- сделать структуру компании прозрачнее
- упростить адаптацию новых сотрудников
- повысить эффективность ежедневных рабочих процессов
(03)
Задачи пользователя
Сотруднику нужно было быстро понять:
- как зовут нужного коллегу
- в каком отделе он работает
- какая у него должность
- кто его руководитель
- работает ли он сейчас
- онлайн он или нет
- кто его заменяет, если он отсутствует
- как с ним связаться
- какие у него рабочие контакты
(01)
Моя роль
Я вел проект от первичного запроса до запуска: исследовал проблему, собирал требования у сотрудников разных ролей, общался с разработчиками, проектировал структуру справочника, готовил user stories, user flow, wireframe, прототип и ТЗ для реализации.
Моя задача была не просто сделать страницу со списком людей, а спроектировать внутренний self-service инструмент, который поможет сотрудникам быстрее находить коллег и снизит зависимость от руководителей как посредников в коммуникации.
Моя задача была не просто сделать страницу со списком людей, а спроектировать внутренний self-service инструмент, который поможет сотрудникам быстрее находить коллег и снизит зависимость от руководителей как посредников в коммуникации.
Что я делал
Этапы
Мой вклад
Постановка задачи
Зафиксировал бизнес-задачи и пользовательские проблемы после обсуждения со стейкхолдерами
Исследование
Собрал обратную связь примерно от 20–25 сотрудников разных ролей
Интервью
Поговорил с 3 РОПами, 4 менеджерами и сотрудниками других отделов
Анализ инсайтов
Выделил основные проблемы поиска, контактов, статусов и оргструктуры
Работа с разработкой
Проверил технические ограничения, доступность данных и возможные фильтры
Конкурентный анализ
Изучил похожие решения и паттерны employee directory
Проектирование
Подготовил информационную архитектуру, user stories и user flow
Прототипирование
Создал wireframe и кликабельный прототип
Тестирование
Проверил сценарии с будущими пользователями
Согласование
Согласовал решение со стейкхолдерами и разработчиками
Delivery
Подготовил ТЗ и сопровождал реализацию
Запуск
Собрал обратную связь после релиза и передал доработки в IT
(01)
Исследование
После первичного обсуждения на совещании я начал с исследования. Нужно было понять, насколько проблема массовая, кто чаще всего сталкивается с трудностями и какие сценарии поиска сотрудников повторяются чаще всего.
Я провел интервью с 3 РОПами. Так как их проблемы и ожидания практически совпадали, дальше я расширил исследование на менеджеров и другие отделы: бухгалтерию, финансовый отдел, отдел бронирования и другие команды.
Всего удалось собрать обратную связь примерно от 20–25 сотрудников. Это помогло понять, что проблема не ограничивается отделом продаж: единый справочник был нужен разным ролям внутри компании.
Я провел интервью с 3 РОПами. Так как их проблемы и ожидания практически совпадали, дальше я расширил исследование на менеджеров и другие отделы: бухгалтерию, финансовый отдел, отдел бронирования и другие команды.
Всего удалось собрать обратную связь примерно от 20–25 сотрудников. Это помогло понять, что проблема не ограничивается отделом продаж: единый справочник был нужен разным ролям внутри компании.
С кем я общался
Участники
Зачем
3 РОПа
Понять управленческую боль и частые вопросы от сотрудников
4 менеджера
Разобрать ежедневные сценарии поиска коллег и контактов
Сотрудники разных отделов
Проверить, насколько проблема характерна для всей компании
Разработчики
Понять, какие данные можно вывести и какие фильтры реализовать
Стейкхолдеры
Согласовать ценность, состав решения и приоритеты
Ключевые инсайты
Инсайт
Как повлиял на решение
Сотрудники не знали, где быстро найти контакты коллег
Нужен единый справочник внутри CRM
Часто было непонятно, кто работает в каком отделе
Добавили фильтры и группировки по отделам
Люди не знали, кто сейчас онлайн, на выходном или в отпуске
Добавили статусы доступности
Руководители часто помогали найти нужного человека
Справочник должен был работать как self-service инструмент
Сотрудники из разных отделов не всегда знали друг друга в лицо
В карточки добавили фотографии
Было важно понимать иерархию и руководителей
Добавили информацию о должности, отделе, группе и руководстве
Стейкхолдеры хотели усилить мотивацию
В карточки добавили награды сотрудников
(01)
Анализ решений на рынке
После сбора внутренних требований я посмотрел, как похожие задачи решаются в других продуктах и корпоративных системах.
Готового решения, которое полностью подходило бы под процессы компании, не было. Но я нашел полезный паттерн: экран, разделенный на три зоны — фильтры, список сотрудников и детальная карточка выбранного человека.
Эта структура хорошо подходила под наш сценарий: сотрудник сначала сужает список через фильтры или поиск, затем выбирает человека и сразу видит подробную информацию справа.
Готового решения, которое полностью подходило бы под процессы компании, не было. Но я нашел полезный паттерн: экран, разделенный на три зоны — фильтры, список сотрудников и детальная карточка выбранного человека.
Эта структура хорошо подходила под наш сценарий: сотрудник сначала сужает список через фильтры или поиск, затем выбирает человека и сразу видит подробную информацию справа.
Перед проектированием я описал основные сценарии использования, чтобы не потерять важные потребности пользователей.
User stories
Роль
User story
Сотрудник
Как сотрудник, я хочу быстро найти коллегу по имени, чтобы связаться с ним напрямую
Сотрудник
Как сотрудник, я хочу видеть отдел и должность коллеги, чтобы понять, по какому вопросу к нему обращаться
Сотрудник
Как сотрудник, я хочу видеть статус коллеги, чтобы не писать человеку, который не работает сегодня
Менеджер
Как менеджер, я хочу найти контакт сотрудника другого отдела, чтобы быстрее решить рабочий вопрос
РОП
Как руководитель, я хочу, чтобы сотрудники сами находили нужные контакты, чтобы меня меньше отвлекали повторяющимися вопросами
Новичок
Как новый сотрудник, я хочу видеть фото, имена и отделы коллег, чтобы быстрее ориентироваться в компании
HR / кадры
Как HR-сотрудник, я хочу фильтровать сотрудников по отделам, городам и статусам, чтобы быстрее находить нужные группы людей
Ключевые продуктовые решения
Сделать справочник self-service инструментом
Главная цель решения — убрать лишних посредников из коммуникации. Сотрудник должен был сам найти нужного человека, понять его роль и сразу связаться с ним.
Это снижало зависимость от РОПов и руководителей, которые раньше часто помогали найти контакты или объясняли, кто за что отвечает.
Это снижало зависимость от РОПов и руководителей, которые раньше часто помогали найти контакты или объясняли, кто за что отвечает.
Разделить экран на фильтры, список и карточку
Для интерфейса была выбрана структура из трех зон: фильтры слева, список сотрудников в центре и детальная карточка справа.
Такой формат позволял быстро переходить от общего поиска к конкретному человеку, сначала сузить выбор, затем выбрать сотрудника и сразу увидеть подробности.
Такой формат позволял быстро переходить от общего поиска к конкретному человеку, сначала сузить выбор, затем выбрать сотрудника и сразу увидеть подробности.
Добавить статусы доступности
Одной из важных проблем было отсутствие понимания, работает ли человек сейчас. Поэтому в справочник добавили статусы, онлайн, выходной, отпуск, удаленная работа и другие рабочие состояния.
Это помогало не тратить время на сообщения сотруднику, который сегодня недоступен, и быстрее искать альтернативный контакт.
Это помогало не тратить время на сообщения сотруднику, который сегодня недоступен, и быстрее искать альтернативный контакт.
Показать фото и личную карточку
В компании работало много сотрудников из разных отделов и городов. Люди часто общались в переписке, но не всегда знали друг друга лично.
Фото и карточка сотрудника помогали быстрее узнавать коллег, понимать, с кем идет коммуникация, и снижали ощущение разрозненности между отделами.
Фото и карточка сотрудника помогали быстрее узнавать коллег, понимать, с кем идет коммуникация, и снижали ощущение разрозненности между отделами.
Добавить награды сотрудников
На этапе согласования один из стейкхолдеров предложил добавить в карточки сотрудников награды. Их выдавали за выполнение планов, высокие показатели и другие достижения.
Мы добавили этот блок в карточку. Идея была в том, чтобы сделать достижения более видимыми и поддержать мотивацию сотрудников.
Мы добавили этот блок в карточку. Идея была в том, чтобы сделать достижения более видимыми и поддержать мотивацию сотрудников.
Учитывать разные роли и сценарии
Справочник должен был быть полезен не только менеджерам продаж, но и РОПам, HR, бухгалтерии, финансовому отделу, бронированию и другим командам.
Поэтому в фильтры и карточки вошли не только контакты, но и отделы, группы, города, статусы, графики и рабочая информация.
Поэтому в фильтры и карточки вошли не только контакты, но и отделы, группы, города, статусы, графики и рабочая информация.
(01)
Проверка решения
После подготовки wireframe я вернулся к будущим пользователям: РОПам, менеджерам и сотрудникам других отделов.
Сначала мы обсуждали структуру и примерный визуальный формат. После внесения правок я подготовил кликабельный прототип и проверял, насколько людям удобно находить нужную информацию.
Что проверял:
Сначала мы обсуждали структуру и примерный визуальный формат. После внесения правок я подготовил кликабельный прототип и проверял, насколько людям удобно находить нужную информацию.
Что проверял:
- могут ли сотрудники быстро найти нужного коллегу
- понятны ли фильтры и группировки
- хватает ли информации в карточке сотрудника
- видно ли, работает человек сейчас или нет
- понятно ли, кто руководитель и к какому отделу относится сотрудник
- не перегружен ли экран
- помогает ли решение сократить обращения к РОПам
(03)
Вывод
Критичных правок после тестирования не было. Было несколько полезных замечаний по фильтрам и деталям карточки, которые я учел перед финальной передачей в разработку.
(01)
Работа с разработкой
После сбора требований и проверки прототипа я подготовил ТЗ для реализации. Так как структура страницы была согласована заранее, разработчики могли параллельно готовить логику данных, фильтры и состояния интерфейса.
На этапе реализации было важно согласовать, какие данные уже есть в CRM, какие поля нужно подтягивать автоматически и какие состояния сотрудника должны отображаться в интерфейсе.
Что согласовал:
На этапе реализации было важно согласовать, какие данные уже есть в CRM, какие поля нужно подтягивать автоматически и какие состояния сотрудника должны отображаться в интерфейсе.
Что согласовал:
- структуру страницы: фильтры, список, детальная карточка
- данные карточки сотрудника
- статусы доступности
- фильтры по отделам, группам, городам и рабочим состояниям
- отображение наград
- поиск по сотрудникам
- группировку по отделам
- права доступа и видимость данных
- дополнительные фильтры для HR
(03)
Запуск
После релиза я собрал первичную обратную связь у сотрудников и руководителей. Не все сразу знали о запуске новой страницы, поэтому я дополнительно проводил короткое ознакомление и попросил РОПов рассказать о справочнике своим командам.
В первую неделю после запуска появилось несколько тикетов: в основном по верстке и добавлению пары фильтров для отдела кадров. Критичных проблем по логике продукта не было.
В первую неделю после запуска появилось несколько тикетов: в основном по верстке и добавлению пары фильтров для отдела кадров. Критичных проблем по логике продукта не было.
(01)
Результат после запуска
Справочник стал одним из рабочих экранов CRM. По обратной связи сотрудников, нужного человека и его контакты теперь можно было найти самостоятельно примерно за минуту, без обращения к РОПу или другим коллегам.
Сотрудники стали быстрее понимать, кто в каком отделе работает, кто сейчас доступен, к кому обратиться по рабочему вопросу и кто может заменить отсутствующего человека.
РОПы и руководители стали меньше отвлекаться на вопросы о контактах и структуре команды. Коммуникация между отделами стала прямее и быстрее.
Отдельный эффект дали фотографии и карточки сотрудников, людям стало проще узнавать коллег из других отделов, с которыми они раньше общались только в переписке.
Сотрудники стали быстрее понимать, кто в каком отделе работает, кто сейчас доступен, к кому обратиться по рабочему вопросу и кто может заменить отсутствующего человека.
РОПы и руководители стали меньше отвлекаться на вопросы о контактах и структуре команды. Коммуникация между отделами стала прямее и быстрее.
Отдельный эффект дали фотографии и карточки сотрудников, людям стало проще узнавать коллег из других отделов, с которыми они раньше общались только в переписке.
Таблица “было / стало”
Было
Стало
Контакты искали через РОПов и коллег
Сотрудник сам находил нужного человека в CRM
Не было единого места со всеми сотрудниками
Появился общий справочник для 300+ сотрудников
Не всегда было понятно, кто работает сегодня
Статусы показывали онлайн, выходной, отпуск и другие состояния
Коллег из других отделов часто не знали в лицо
Фото и карточки помогали узнавать сотрудников
Руководителей отвлекали вопросами о контактах
Коммуникация стала более self-service
Данные были разбросаны
Контакты, отдел, должность, статус и награды собраны в одном месте
Новичкам было сложнее ориентироваться в компании
Справочник помогал быстрее понять структуру и людей
(01)
Что я вынес из проекта
Этот проект показал, что внутренняя коммуникация — это не только вопрос культуры, но и вопрос продукта.
Если сотрудникам сложно найти друг друга, понять структуру компании и увидеть доступность коллег, рабочие вопросы начинают идти через лишних посредников. Это замедляет процессы и отвлекает руководителей.
В этом проекте важно было не просто вывести список сотрудников, а спроектировать рабочий инструмент: с поиском, фильтрами, статусами, карточками, иерархией и мотивационными элементами. Такой справочник стал частью ежедневной работы и помог сделать коммуникацию внутри компании более прозрачной.
Если сотрудникам сложно найти друг друга, понять структуру компании и увидеть доступность коллег, рабочие вопросы начинают идти через лишних посредников. Это замедляет процессы и отвлекает руководителей.
В этом проекте важно было не просто вывести список сотрудников, а спроектировать рабочий инструмент: с поиском, фильтрами, статусами, карточками, иерархией и мотивационными элементами. Такой справочник стал частью ежедневной работы и помог сделать коммуникацию внутри компании более прозрачной.
